Asistent Manager / Secretara

CURS ASISTENT MANAGER / SECRETARA – Cod COR 334303

 

Aceasta formare autorizata, se adreseaza atat persoanelor care intentioneaza sa aplice pentru un post de asistent al directorului general sau al unui director de departament in cadrul unei firme, cat si celor care se afla deja intr-o astfel de functie si simt nevoia imbogatirii si sistematizarii notiunilor cu care se opereaza in aceasta profesie atragatoare si tot mai solicitata pe piata fortei de munca din Romania.

 

Cursul se adreseaza persoanelor interesate sa acumuleze competente generale si specifice  pentru exercitatrea ocupatiei, precum si  insusirea instrumentelor si tehnicilor necesare desfasurarii activitatii de Asistent manager.

 

Cursul de Asistent managereste compus din 70 ore (28 ore teorie + 42 ore practica la sala+individuala) si este structurat in 4 Module:

Modulul 1 – Secretariat computerizat (notiuni de baza)

Modulul 2 – Comunicare manageriala eficienta

Modulul 3 – Time management – Managementul timpului

Modulul 4 – Managementul documentelor (notiuni de baza)

 

Conditii: minim invatamantul liceal (12 clase)

Atributiile generale pentru o persoana care ocupa postul de asistent manager pot fi urmatoarele:

- asigura legatura dintre persoana cu functie de conducere si  persoane din cadrul organizatiei sau din afara acesteia

- se ocupa de apelurile telefonice sau de diferite rapoarte si cereri sosite pe numele persoanei cu functie de conducere

- se ocupa de corespondenta (email, fax, posta)  persoanei cu functie de conducere si redacteaza raspunsuri la aceasta (in masura in care este abilitata sa faca acest lucru)

- stabileste agenda de intalniri zilnice ale managerului pe baza programului acestuia si in limita timpului disponibil

- se ocupa de agenda de calatorie (bilete de avion, cazare la hotel, etc.)

- intampina (si conduce) persoanele pe care managerul urmeaza sa le intalneasca

- organizeaza si coordoneaza intalniri si conferinte

- concepe si redacteaza documente, prezentari si rapoarte

- poate reprezenta managerul la intalniri atunci cand acesta nu este prezent

- primeste, inregistreaza, scaneaza documente contabile si le distribuie conform procedurilor interne

- pastreaza confidentialitatea tuturor datelor la care are acces

 

Informatii despre data de incepere a cursului, program, desfasurare, taxa de curs:

http://www.raminfo.ro/home/program-cursuri/

 

Asistentul Manager se ocupa in principal cu coordonarea contactelor de afaceri, corespondenta cu partenerii de afaceri ai organizatiei, comunicarea interpersonala cu persoanele implicate in realizarea contractelor, gestionarea informatiilor obtinute in desfasurarea activitatii proprii si a personalului subordonat, analiza informatiilor semnificative obtinute in desfasurarea activitatii proprii si a personalului subordonat, administrarea documentatiei, planificarea activitatii proprii si a personalului din subordine, adoptarea deciziilor privind activitatea din subordine, optimizarea fortei de munca din subordine, promovarea initiativelor personalului din subordine, coordonarea perfectionarii fortei de munca din subordine, precum si cu raportarea activitatii proprii si a departamentelor din subordine catre conducere.

Asistent managerul ocupa o functie reprezentativa in cadrul companiei, fiind colaborator apropiat al directorului si chiar suplinitor al acestuia, motiv pentru care pregatirea sa trebuie sa fie complexa, sa vizeze cunostinte variate de management, marketing, comunicare, protocol, contabilitate, informatica, legislatie, psihologie.

Tematica cursului surprinde in detaliu elementele esentiale ce caracterizeaza aceste domenii, care au aplicabilitate directa in activitatea unui asistent manager si dezvolta abilitatile de conducere, organizare, control, comunicare.

Ocupatia este superioara celei de Secretara. Responsabilitatea unui asistent manager depaseste cu mult atributiile pe care le aveau in trecut secretarii de birou, care nu faceau altceva decat sa pregateasca rapoartele, corespondenta si procesele-verbale ori alte documente de specialitate.

Un asistent al unui director are responsabilitati multiple si poate chiar promova pe o functie de conducere, trecerea fiind facilitata de competentele si pregatirea sa.

Conform studiilor de specialitate, locul unui asistent manager se regaseste la nivelul structurilor ierarhice superioare ale companiei, ca prim-subaltern si in acelasi timp colaborator apropiat al directorului general sau de departament. 

Asistentul managerului este cel care poate da dispozitii, fiind delegat in acest sens de catre director, acest fapt implicand o mare responsabilitate in cadrul organizatiei.

Abilitatile pe care le dobandeste un asistent manager prin pregatire si studiu sunt cele DE CONDUCERE (este o persoana proactiva, cu pregatire de lider si capacitate de decizie, care observa eficienta echipei si conditiile optime de functionare ale acesteia, avand in vedere totodata modalitatile de stimulare) si DE COMUNICARE (implica un nivel profesional al discutiilor purtate cu publicul intern si extern al organizatiei si stimularea muncii in echipa).

Secretariatul a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munca an societatea contemporana iar secretara a capatat functii si roluri multiple si complexe comparativ cu deceniile anterioare.

In cadrul cursului de Secretariat computerizat ne familiarizam cu competentele si functiile care revin unei secretare: prelucrarea informatiilor, documentarea, functia de reprezentare, functia de filtru si legatura pentru solicitari de contacte cu conducerea, functia de asistare directa a managerului.

 

Scopul Cursului: este acela de a forma o secretara moderna, interfata reala intre seful institutiei si personalul angajat sau persoane din afara institutiei.

 

Dupa cum se poate observa, in activitatea de secretariat si in aceea a secretarelor (asistent manager) predomina procesele informationale si decizionale, informatia oferind suportul pentru decizia manageriala, iar comunicarea de informatii si de decizii ocupand o pondere importanta intr-o organizatie. 

 

Cursul de secretariat computerizat,  contine materia necesara pentru munca de birou a secretarelor:

- Cursul de Comunicare Manageriala este foarte important in munca viitorului Asistent Manager iar in urma lui participantii vor fi in masura sa puna in practica competentele obtinute si sa raspunda la intrebarea: Ce este comunicarea?

- Comunicarea provine din latinescul „communis” (ceea ce inseamna comun), „communicatio” (adica a transmite altcuiva / altora). Cand comunicam dorim sa avem ceva in comun cu celalalt, vrem sa-i impartasim o informa?ie, o idee, un sentiment, o parere.

- Comunicarea este definita ca schimb de informatii, fiind o necesitate de baza a vietii. Comunicarea se defineste ca fiind un transfer de informatii de la un emitent (expeditor) la un receptor (primitor) in conditiile intelegerii corecte de catre receptor a continutului mesajului.

 

IMPORTANT !!!

Se poate acorda Certificat de Absolvire si Supliment Descriptiv al certificatului eliberate de MMPS, dupa absolvirea oricarui modul din cursul ”Asistent Manager” (Secretariat computerizat sau Comunicare manageriala), in urma examinarii finale – MMPS.

Absolventii unor cursuri echivalente de pregatire sau cei care au cunostintele aferente acumulate pe cont propriu, se pot inscrie pentru preevaluare, evaluare pe parcurs, evaluare finala si examen MMPS, beneficiind de consultanta si materiale de curs.

 

Competente:

- administrarea documentatiei

- adoptarea deciziilor

- analiza informatiilor semnificative

- comunicarea interpersonala a asistentului de manager

- coordonarea contactelor de afaceri

- coordonarea perfectionarii fortei de munca

- corespondenta cu parteneri

- dezvoltarea activitatii profesionale

- gestionarea informatiilor

- optimizarea fortei de munca

- promovarea initiativelor

- raportarea activitatii asistentului de manager

- stabilirea strategiei